Jak odzyskać dokumentację medyczną z zamkniętej przychodni nie jest wcale trudno. Pod warunkiem oczywiście, że znamy przepisy regulujące przechowywanie dokumentacji medycznej przez pomioty udzielające (kiedyś) świadczeń zdrowotnych, które zakończyły swoją działalność. Poniżej umawiamy najważniejsze zagadnienia dotyczące przechowywania dokumentacji medycznej wytworzonej przez podmioty, które zaprzestały wykonywania działalności leczniczej.

Spis treści

Przychodnia jako podmiot wykonujący działalność leczniczą

W tym miejscu musimy wyjaśnić jedną rzecz. Wprawdzie wpis sugeruje, że będzie on dotyczy odpowiedzi na pytanie jak odzyskać dokumentację medyczną z zamkniętej przychodni. Ale tak nie jest. Poniżej odpowiadamy nie tylko na pytanie jak odzyskać dokumentację medyczną z zamkniętej przychodni. Wyjaśniamy ogóle jak odzyskać dokumentację wytworzoną przez podmiot wykonujący działalność leczniczą, który następnie zaprzestał wykonywania tej działalności.

Przechowywanie dokumentacji medycznej.

Przepisy ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta wskazują czas przez jaki podmioty wykonujące działalność leczniczą mają obowiązek przechowywać dokumentację medyczną. Podstawowym terminem przechowywania dokumentacji medycznej jest okres 30 lat. Początek tego okresu liczymy od końca roku kalendarzowego, w którym w dokumentacji medycznej zamieszczono ostatni wpis. Jest to termin podstawowy, od którego istnieją wyjątki.
Pierwszym wyjątkiem jest sytuacja gdy doszło do śmierci pacjenta. Wówczas dokumentację przechowuje się przez 30 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpił zgon.
Drugi przypadek to przechowywanie dokumentacji medycznej zawierającej dane niezbędne do monitorowania losów krwi i jej składników. Taka dokumentacje również jest przechowywana przez okres 30 lat. Okres ten liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu w tej dokumentacji.
Krótszy jest termin przechowywanie zdjęć rentgenowskich. Są one przechowywane przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym wykonano zdjęcie.
Szczególnie został również czas przechowywania skierowań na badania i zlecenia lekarza. Te dokumenty są przechowywane przez okres 5 lat. Okres ten liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym udzielono świadczenia zdrowotnego będącego przedmiotem skierowania lub zlecenia lekarza. Ale jeżeli świadczenie zdrowotne nie zostało udzielone z powodu niezgłoszenia się pacjenta w ustalonym terminie to skierowanie na badania lub zlecenie lekarza przechowuje się przez okres 2 lat. Ten okres 2 lat liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym wystawiono skierowanie, chyba że pacjent odebrał skierowanie. Tak długo jak przychodnia przechowująca ww. dokumenty działa nie ma problemu jak odzyskać dokumentację medyczną z zamkniętej przychodni.

Jak odzyskać dokumentację medyczną z zamkniętej przychodni prowadzoną tradycyjnie w formie papierowej a jak odzyskać dokumentację medyczną prowadzoną elektronicznie.

Jeżeli zadajemy sobie pytanie jak odzyskać dokumentację medyczną z zamkniętej przychodni to pierwszą rzeczą jaką powinniśmy ustalić jest to w jakie formie była ona prowadzona? Czy była prowadzone w tradycyjnej formie „papierowej” czy w formie elektronicznej? Jak nietrudno się domyślić łatwiejsze jest uzyskanie dokumentacji prowadzonej w formie elektronicznej. Ale po kolei.

Obowiązki podmiotu wykonującego działalność leczniczą w razie zakończenia działalności

Ustawodawca zdał sobie sprawę, że może się pojawić problem jak odzyskać dokumentację medyczną z zamkniętej przechodni. To że podmiot wykonujący działalność leczniczą zamknie tę działalność nie jest niczym szczególnym. Dlatego na taki podmiot ustawodawca nałożył określony obowiązek. Ten obowiązek polega na tym, że w przypadku zaprzestania wykonywania działalności leczniczej podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych przekazuje dokumentację medyczną podmiotom wskazanym w art. 30a ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta. Przekazanie dokumentacji medycznej musi nastąpić w sposób zapewniający zabezpieczenie przed jej zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą oraz dostępem osób nieuprawnionych.

Uzyskanie dokumentacji medycznej od podmiotu, który przejął zadania przechodni

A co w przypadku gdy żaden podmiot nie przejmuje działalności podmiotu zaprzestającego wykonywania działalności leczniczej? Jak odzyskać dokumentację medyczną z zamkniętej przychodni w takiej sytuacji? W takiej sytuacji w pierwszej kolejności musimy ustalić czy podmiot leczniczy, który zaprzestał wykonywania działalności leczniczej, był czy nie był przedsiębiorcą w rozumieniu ustawy o działalności leczniczej ewentualnie czy był czy nie był instytutem badawczym. Otóż jeżeli podmiot leczniczy, który zaprzestał wykonywania działalności leczniczej, nie był przedsiębiorcą w rozumieniu ustawy o działalności leczniczej oraz nie był instytutem badawczym to wytworzoną przez niego dokumentację medyczną przechowuje i udostępnia podmiot tworzący ten podmiot leczniczy albo podmiot sprawujący nad nim nadzór.

Jeżeli podmiot zaprzestający wykonywania działalności leczniczej wykonywał tę działalność jako podmiot leczniczy wykonujący działalność leczniczą w formie podmiotu leczniczego będącego przedsiębiorcą lub instytutem badawczym albo wykonywał działalność leczniczą w formie praktyk zawodowych to ma on obowiązek zawrzeć umowę w podmiotem udzielającym świadczeń zdrowotnych. I ten podmiot przechowuje i udostępnia dokumentację medyczną.

PRZYKŁAD:

Czyli np. jeżeli przychodnia, w której leczyliśmy się działała jako spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (czyli była podmiotem wykonującym działalność leczniczą w formie podmiotu leczniczego będącego przedsiębiorcą) to musimy ustalić z jakim podmiotem zawarła umowę o przechowywania dokumentacji medycznej. Następnie do tego podmiotu musimy się zwrócić o udostępnienie dotyczącej nas dokumentacji medycznej.

Podmiot ma obowiązek wskazania właściwemu organowi prowadzącemu rejestr podmiotów wykonujących działalność leczniczą:

nazwę (firmę) podmiotu z którym zawarł on umowę o przechowywanie dokumentacji medycznej
adres tego podmiotu.

Jak odzyskać dokumentację medyczną prowadzoną przez zmarłego lekarza

W szczególny sposób zostało uregulowane przechowywanie dokumentacji medycznej w razie śmierci lekarza, pielęgniarki, położnej, fizjoterapeuty i diagnosty laboratoryjnego. Chodzi tu o sytuacje gdy leczyliśmy się u którejś z tych osób w ramach prowadzonej przez tę osoby praktyki zawodowej (czyli w powszechnej świadomości „gabinetu”) i następnie ta osoba zmarła. Wówczas dokumentację medyczną wytworzoną w takim „gabinecie” przechowuje i udostępnia odpowiednio właściwa :

okręgowa izba lekarska albo
okręgowa izba pielęgniarek i położnych
albo Krajowa Izba Fizjoterapeutów albo
Krajowa Rada Diagnostów Laboratoryjnych.

Jak odzyskaćdokumentację medyczną prowadzoną praktykę po wykreśleniu praktyki z rejestru praktyk

A co w przypadku gdy leczyliśmy się lekarza, pielęgniarki, położnej, fizjoterapeuty i diagnosty laboratoryjnego wykonujących zawód w ramach praktyki zawodowe. I następnie te osoby z jakiegoś powodu zostały wykreślone z rejestru praktyk zawodowych? Takie osoby mają obowiązek zawrzeć umowę a przechowywanie dokumentacji medycznej w terminie określonym przez organ prowadzący rejestr. Jeżeli w wyznaczonym terminie takiej umowy nie zawrą to , organ prowadzący rejestr podmiotów wykonujących działalność leczniczą określa sposób postępowania z dokumentacją medyczną na koszt tych osób (czyli tych wykreślonych z rejestru).

Jak odzyskać dokumentację medyczną z zamkniętej przychodni jeżeli nie jest możliwe ustalenie podmiotu odpowiedzialnego za przechowywanie dokumentacji medycznej

A co jeżeli przy zastosowaniu wyżej opisanych zasad nie jesteśmy w stanie odpowiedzieć na pytanie poniższe. Jak odzyskać dokumentację medyczną z zamkniętej przychodni, bo nie jest możliwe ustalenie podmiotu odpowiedzialnego za przechowywanie dokumentacji medycznej? Jeżeli nie jest możliwe ustalenie podmiotu odpowiedzialnego za przechowywanie dokumentacji medycznej to wówczas za przechowywanie dokumentacji medycznej odpowiedzialny jest wojewoda.

Jak odzyskać dokumentację medyczną z zamkniętej przychodni w przypadku dokumentacji elektronicznej

Powyżej opisane zasady przechowywania i udostępniania dokumentacji medycznej dotyczą przypadków gdy dokumentacja ta było prowadzona w tradycyjnej formie papierowej. Te zasady nie mają zastosowania do przechowywania i udostępniania dokumentacji prowadzonej w formie elektronicznej. Dokumentacja medyczna elektroniczna po zaprzestaniu wykonywania działalności leczniczej przez podmiot, który ją wytworzył, jest przechowywana i udostępniana przez jednostkę podległą ministrowi właściwemu do spraw zdrowia, właściwą w zakresie systemów informacyjnych ochrony zdrowia, w tzw. Systemie Informacji Medycznej.