Jak spełnić obowiązek informacyjny zgodnie z RODO?

Obowiązek informacyjny na podstawie przepisów RODO

Przepisy ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (dalej „RODO”) nakładają wiele obowiązków na administratorów danych.  Wśród  nich, jednym z najważniejszych jest obowiązek  informacyjny czyli poinformowanie osób których dane są przetwarzane o tym w jaki proces przetwarzania ich danych się odbywa. Na czym polega  obowiązek informacyjny, jakie są jego elementy i jak go spełnić opowiemy w tym wpisie.

Obowiązek informacyjny stanowi obligatoryjną treść jaką administrator danych musi dostarczyć osobom których dane przetwarza. Treść takiej informacji precyzyjnie określą przepisy RODO.

Co powinna zawierać klauzula obowiązku informacyjnego ?

Zgodnie z art. 13 RODO administrator podczas pozyskiwania danych osobowych bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą zobowiązany jest do podania następujących informacji:  

a)      tożsamość i dane kontaktowe administratora (oraz  przedstawiciela – jeśli taki został powołany);

b)      dane kontaktowe inspektora ochrony danych (w przypadku gdy został wyznaczony);

c)      cele przetwarzania danych osobowych, oraz podstawę prawną przetwarzania;

d)     prawnie uzasadnione interesy realizowane przez administratora lub przez stronę trzecią (jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f);

e)      informacje o odbiorcach danych osobowych lub o kategoriach odbiorców ( o ile tacy występują w procesie przetwarzania danych);

f)       informacje o zamiarze przekazania danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej (w przypadku, gdy taka sytuacja ma miejsce);

g)       okres, przez który dane osobowe będą przechowywane, a gdy nie jest to możliwe, kryteria ustalania tego okresu;

h)  informacje o przysługujących prawach osób, których dane są przetwarzane tj.

• prawie dostępu do danych
• prawie do sprostowania danych,
• prawie do usunięcia danych ( prawo do bycia zapomnianym),
• prawie do ograniczenia przetwarzania danych,
• prawie do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych,
• prawie do przenoszenia danych;
• prawie do cofnięcia danych ( jeśli podstawa ich przetwarzania jest zgoda na przetwarzania danych)

i)      informacje o prawie wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych);

j)      informację, czy podanie danych osobowych jest wymogiem ustawowym lub umownym lub warunkiem zawarcia umowy oraz czy osoba, której dane dotyczą, jest zobowiązana do ich podania i jakie są ewentualne konsekwencje niepodania danych;

k)       informacje o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym o profilowaniu;

3. Kiedy i w jaki sposób realizować obowiązek informacyjny z RODO ?

Artykuł 13 RODO mówi, że  informacje składające się na obowiązek informacyjny powinny być przekazane „podczas pozyskiwania danych osobowych”. W praktyce klauzula obowiązku informacyjnego powinna się znajdować:

• pod formularzem służącym do zbierania danych osobowych np. formularzem rejestracyjnym w sklepie internetowym,
• w umowie/ zamówieniu,
• wszelkich innych dokumentach, w których osoby wpisują swoje dane osobowe,